KuPS-Modellkostenrechnung

 

In der KuPS-Studie wurde eine Modellkostenrechnung durchgeführt. Dabei wurden realitätsnahe Kosten je Mittagsmahlzeit auf Grundlage von verschiedenen Bewirtschaftungs- und Verpflegungssystemen und einer durchschnittlichen Anzahl an Mahlzeiten ermittelt.

Durch Zuordnung von Kosten für verschiedene Verpflegungs- und Bewirtschaftungssysteme, kleine und große Schulen, und verschiedene Qualitätsanforderungen wird dargestellt, wie sich die Kosten und kalkulatorischen Preise je nach Organisationsstruktur zusammensetzen und welche Größenordnung sie haben.

 In der Modellkostenrechnung wird nach Basismodul und Leistungsmodul unterschieden(siehe Abbildung 1):

  • Das Basismodul erfasst die unterschiedlichen Tätigkeiten der Schul- bzw. Sachaufwandsträger. Diese Tätigkeiten beinhalten: die Beschaffung inkl. Vergabe, Qualitätsmanagement und Kommunikation, Bestellung und Abrechnung der Mittagsmahlzeit, Instandhaltung und Wartung, Administration, Finanzmittel, Budgetsteuerung, Personalverwaltung und Fortbildung, die als Verwaltungskosten zusammengefasst werden.
  • Im Leistungsmodul werden jene Kosten betrachtet, die durch die Bereitstellung der Verpflegung in den Schulen bzw. beim Verpflegungsbetrieb entstehen. Es werden in Wareneinstands-, Betriebs-, Personal- und Investitionskosten unterschieden.

Die Abbildung 2 verdeutlicht die unterschiedlichen Rahmenbedingungen und -strukturen, auf deren Grundlage die Kostenkalkulation des Leistungsmoduls durchgeführt wird. Hierbei werden jeweils Kosten, die in der Zentralküche anfallen sowie Kosten, die in der Schule anfallen, berücksichtigt.

 

Im Rahmen der Modellkostenrechnung wurden verschiedene Kostenarten betrachtet.

Wareneinstandskosten sind die Kosten, die für die Waren bzw. Zutaten anfallen, die zur Essenszubereitung notwendig sind. Die Wareneinstandskosten wurden auf Basis eines nährstoffoptimierten Vierwochenmusterspeiseplans der DGE berechnet. Dazu wurden Einkaufspreise von 550 Lebensmitteln erfasst. Die berechneten durchschnittlichen Wareneinstandskosten zeigt Tabelle 1.

Die Anzahl der täglichen Mahlzeiten hat Einfluss darauf, wie viel Ware bestellt wird und somit auch wo und mit welchen Rabatten eingekauft werden kann. Die Altersgruppen spielen über die Portionsgröße ebenfalls eine Rolle für bei der Höhe der Wareneinstandskosten. Daneben hat auch die Anforderung einen bestimmten Anteil an Bio-Lebensmitteln einzusetzen einen Einfluss, genauso wie ein hoher Anteil an Convenience-Produkten. Beides führt zu höheren Wareneinstandskosten.

Mit der Umsetzung des „DGE-Qualitätsstandard für die Schulverpflegung“ sind keine höheren Wareneinstandskosten verbunden. Die Analyse eingereichter Speisepläne von DGE-zertifizierten Anbietern und Anbietern, die nicht den DGE-Qualitätsstandard berücksichtigen, zeigt bei vergleichbarem Angebot nahezu gleich hohe Wareneinstandskosten. Einen erheblich größeren Einfluss auf die Wareneinstandskosten hat neben der Portionsgröße und dem Bio-Anteil die Häufigkeit von Fleisch- oder Fischgerichten.

Personalkosten fallen u. a. bei der Speiseplanung, -zubereitung, -regeneration und -ausgabe in der Produktion und in der Schule an. Die Höhe der Personalkosten bzw. der Bedarf an Management-, Fach- und Hilfskräften, wird durch die folgenden Faktoren beeinflusst:

  • Verpflegungssystem,
  • Anzahl der produzierten Mahlzeiten und Anzahl der Menülinien,
  • Vergütung des Personals,
  • Geräteausstattung,
  • Anzahl der Betriebstage,
  • Convenience-Grad der Rohwaren,
  • Anwendung des DGE Qualitätsstandards.

Die Grundlage für die Kalkulation des Personalbedarfs im Produktionsbetrieb und in der Schule bildet die Anzahl der Essensportionen. Die angesetzten Arbeitsstunden der verschiedenen Personalgruppen wurden mit entsprechenden Tariflöhnen (nach NGG und DEHOGA bzw. TVöD in der Ausgabe) und aktuellen Mindestlöhnen (seit 01.01.19) für Hilfskräfte mit Minijob-Vertrag verrechnet. Zusätzlich wurden pro Arbeitskraft 300 € Fortbildungskosten pro Jahr veranschlagt.

Allgemeine Normwerte für den Personalbedarf in Großküchen sind aufgrund der Vielzahl von Einflussfaktoren nur begrenzt vorhanden. Als Grundlage der systematischen Personalplanung können jedoch Erfahrungswerte dienen.

Durch die Umsetzung des DGE-Qualitätsstandards kann sich der Personalbedarf für die Speisenplanung sowie die Kommunikation erhöhen. Um den gestiegenen Personalbedarf zu decken, werden wöchentlich 1,5 zusätzliche Arbeitsstunden für die Führungskraft in der Modellkostenrechnung berücksichtigt.

Zu den Betriebskosten zählen die Kosten für Energie, Abfallentsorgung, Wasser, Abwasser und Reinigung, die Kosten für Betriebsmittel wie Papier sowie die Kosten für Wartung und Instandhaltung von Ausstattung und Räumen, die in der Produktion und/oder in der Schule für die Schulverpflegung anfallen.
Die Betriebskosten variieren mit

  • der Anzahl der produzierten Mahlzeiten,
  • dem Umfang und der Bedarfsorientierung des Angebots, des Marketings, etc. und
  • der Auswahl von Abrechnungssystemen oder dem Zurückgreifen auf Dienstleister.

Die Kosten für eine Zertifizierung nach DGE-Qualitätsstandard werden in der Modellkostenrechnung getrennt ausgewiesen.

Als Investitionskosten werden die kalkulatorischen Abschreibungen der Betriebsmittel,  wie die Ausstattung der Küche, der Lagerräume, des Speiseraums und der Ausgabe sowie von Lieferfahrzeugen angesetzt. Die konkrete Ausstattung hängt stark von den Anforderungen der Nutzer ab und bezieht keine Preisnachlässe durch Komplettangebote mit ein. Die Baukosten der Schulmensa sind in den Investitionskosten nicht inkludiert.

Für die Investitionskosten einer Zentralküche, in der die Speisen im Kühlkostsystem oder im System der Warmverpflegung produziert werden, wurde auf Basis von Auskünften von Essensanbietern und Küchenplanern eine Pauschale festgelegt. Diese beträgt beim Kühlkostsystem 0,48 € pro Mahlzeit, bei der Warmverpflegung 0,42 €. Dazu kommen bei der Anlieferung von Kühlkost oder Warmverpflegung 0,03 € pro Mahlzeit für die Lieferfahrzeuge. Zu den Investitionskosten für das Tiefkühlkostsystem können keine Aussagen gemacht werden.

In der Schule wurden die Investitionskosten entsprechend des Verpflegungssystems für eine Mischküche, Relais- bzw. Ausgabeküche inkl. Speiseraum kalkuliert.

In der Verwaltung fallen Tätigkeiten für das Verpflegungsmanagement an. So müssen beispielsweise Räumlichkeiten bereitgestellt, renoviert und ausgestattet, Inventar gekauft und gewartet, Waren oder Dienstleistungen eingekauft werden. Auch ist die Qualität der Schulverpflegung festzusetzen und zu überprüfen. Der Arbeitsaufwand für die Organisation der Schulverpflegung unterscheidet sich je nach Bewirtschaftungssystem und nach Anzahl der Schulen pro Träger. Die Unterschiede ergeben sich durch…

a)    …die Tätigkeiten, die spezifisch für die einzelnen Bewirtschaftungssysteme sind, und
b)    …Synergieeffekte oder Mehraufwände, die sich bei einer höheren Schulanzahl ergeben.

Auf Basis des Arbeitsaufwands wurden die Verwaltungskosten (Kosten für Personal und Arbeitsplatz) in der Modellkostenrechnung kalkuliert. 

Im Folgenden wird dargestellt, welche Kosten durch die Produktion, Anlieferung (wenn erforderlich) und Ausgabe einer Mahlzeit entstehen, wobei je nach Verpflegungssystem die Kosten nach ihrem Entstehungsort (Essensanbieter bzw. Schule) aufgeschlüsselt werden. Es werden beim Essensanbieter die Netto-Anbieterkosten angesetzt, außer bei der Anlieferung von Tiefkühlkost, um in der Folgeberechnung variabel den Einfluss des Bewirtschaftungssystems darstellen zu können. Für das System der Tiefkühlkost wurden die Kosten annäherungsweise auf Basis der Angaben eines Anbieters berechnet.

Im Folgenden wird dargestellt, welche Kosten durch die Produktion, Anlieferung (wenn erforderlich) und Ausgabe einer Mahlzeit entstehen, wobei je nach Verpflegungssystem die Kosten nach ihrem Entstehungsort (Essensanbieter bzw. Schule) aufgeschlüsselt werden. Es werden beim Essensanbieter die Netto-Anbieterkosten angesetzt, außer bei der Anlieferung von Tiefkühlkost, um in der Folgeberechnung variabel den Einfluss des Bewirtschaftungssystems darstellen zu können. Für das System der Tiefkühlkost wurden die Kosten annäherungsweise auf Basis der Angaben eines Anbieters berechnet.

Kostenstruktur Mischküche

Bei dem Verpflegungssystem der Mischküche entstehen alle Kosten an einem Ort, nämlich: in der Schule.

Die Selbstkosten für eine Mahlzeit, die im Verpflegungssystem der Mischküche in der Schule produziert wird, liegen in der Primarstufe bei unter 100 Mahlzeiten bei 7,60 € und bei über 600 Mahlzeiten bei 3,78 € (siehe Abb.1).

Kostenstruktur der Anlieferung von Kühlkost

Die Selbstkosten für eine Mahlzeit in der Primarstufe, die in die Schule gekühlt angeliefert, dort regeneriert und ausgegeben wird, betragen zwischen 5,37 € (bei unter 100 Mahlzeiten) und 3,92 € (bei mehr als 600 Mahlzeiten) (siehe Abb. 2).

Kostenstruktur Anlieferung von Warmverpflegung

Die Selbstkosten für eine Mahlzeit, die warm in die Schule geliefert und dort ausgegeben wird, liegen in der Primarstufe zwischen 4,77 € (bei unter 100 Mahlzeiten) und 3,57 € (bei über 600 Mahlzeiten) (siehe Abb. 3).

Kostenstruktur Anlieferung von Tiefkühlkost

Bei der Anlieferung von Tiefkühlkost können die Netto-Anbieterkosten nicht ermittelt werden, so dass hier die Brutto-Anbieterkosten angesetzt werden. Zusätzlich fallen in der Schule Wareneinstandskosten an, wenn Salate, Rohkost, Desserts und Obst im Lieferumfang nicht enthalten sind. Auch Soßen und Dips wie Ketchup oder Kräuterquark sind nicht mit eingerechnet. Diese Kosten entstehen dann zusätzlich in der Schule.

Die Selbstkosten für eine Mahlzeit, die in der Schule tiefgekühlt angeliefert, dort regeneriert, durch Menükomponenten ergänzt und ausgegeben wird, beträgt zwischen 5,96 € (bei unter 100 Mahlzeiten) und 4,21 € (bei mehr als 600 Mahlzeiten) in der Primarstufe (siehe Abb. 4). 

Die Betrachtung der Selbstkosten nach Verpflegungssystem zeigt: Die Kosten pro Mahlzeit sinken mit zunehmender Zahl der Essensteilnehmer. Eine kleine Anzahl an Essensteilnehmern führt zu besonders hohen Kosten pro Mahlzeit (siehe Abb. 5). In der Schule werden Kapazitäten (Personal, Küchenausstattung, Speiseraumausstattung usw.) für eine bestimmte Zahl an Essensteilnehmern bereitgestellt. Diese verursachen sog. Fixkosten (d.h. ihre Höhe ist bis zur jeweiligen Kapazitätsgrenze leistungsmengenunabhängig). Eine geringe Anzahl an Essensteilnehmern bedeutet eine entsprechend ungünstige Kapazitätsauslastung. Je besser die bereitgestellten Kapazitäten ausgelastet werden können, umso geringer sind die Kosten pro Mahlzeit und umso kosteneffizienter kann gearbeitet werden.

Dieser Effekt kommt in besonderem Maße bei der Mischküche zum Tragen.
Entsprechend wichtig ist es, die Auslastung einer Schulmensa durch hohe Teilnehmerquoten und entsprechende Maßnahmen zur Akzeptanzsteigerung (z. B. Qualitätsverbesserung, Preisreduktion, Marketing) zu erhöhen und ggf. über Verbünde nachzudenken.