Die Qualität beginnt mit der Ausschreibung!
Wenn Sie beispielsweise als Schulträger, Maßnahmenträger oder Schulleitung die Verpflegung in Ihrer schulischen Einrichtung nicht selbst bzw. durch eigenes Personal organisieren und zubereiten können, kann ein externer Essensanbieter (Caterer oder Pächter*in) die Lösung sein.
Doch wie finden Sie den passgenauen Essensanbietenden und stellen sicher, dass Ihre Wünsche hinsichtlich Gesundheitsförderung und Nachhaltigkeit und die wirtschaftlichen Parameter eigenverantwortlich umgesetzt werden? Dies geschieht meistens durch eine Ausschreibung der Verpflegungsleistung.
Ziel jeder Ausschreibung sollte eine schmackhafte, ausgewogene und nachhaltigere Schulverpflegung sein. Diese ermöglicht den Schüler*innen eine gesunde, vollwertige und nachhaltigere Ernährung.
Vorbereitung ist alles
Eine gute Vorbereitung ist immens wichtig. Es lohnt sich Zeit und Arbeit zu investieren. Sie wollen ja schließlich genau die Leistung, die Ihren Anforderungen und Bedürfnissen entspricht. Im Beschaffungsprozess sollten Sie daher ca. 70% Ihres Zeit- und Arbeitsaufwands in die Vorbereitung stecken. Dies entspricht ca. drei bis neun Monate.
Bestandsaufnahme – IST-Analyse
Vor Erstellung der Leistungsbeschreibung ist eine IST-Analyse mit Bestandsaufnahme der Essensteilnehmer*innen, der angebotenen Leistungen, der entsprechenden Abläufe und Prozesse rund um die Verpflegung sowie der Rahmenbedingungen vor Ort - in der schulischen Einrichtung – empfehlenswert. Bewährtes kann beibehalten und Neues dort herbeigeführt werden, wo es nötig ist. Binden Sie hier auch die Schüler*innen mit ein. Sie sind die Tischgäste und für sie wird die Schulverpflegung beschafft. Geben Sie ihnen daher die Möglichkeit die aktuelle Situation zu bewerten sowie Wünsche und Anregungen zu äußern
Das Verpflegungskonzept – Wer wird wann wo und wie verpflegt?
Auf die IST-Analyse erfolgt die gemeinsame Erstellung des Verpflegungskonzepts. Im Verpflegungskonzept werden die Ziele der Einrichtung im Hinblick auf Essen und Trinken beschrieben und bildet ab, wie die Verpflegung in der Schule zukünftig organisiert werden soll. Es definiert die schulspezifischen Ansprüche, beschreibt das Mahlzeitenangebot sowie die Ausgabe und berücksichtigt dabei die Strukturen vor Ort. Damit ist dieses immer individuell und einrichtungsbezogen. Das Verpflegungskonzept sollte möglichst Teil eines Gesamtkonzepts, indem das Einrichtungsprofil, das Leitbild und die Ausrichtung beschrieben sind, sein.
Der DGE-Qualitätsstandard kann als Teil eines solchen Verpflegungskonzepts die Kriterien für eine gesundheitsfördernde und nachhaltige Verpflegung definieren und sorgt dafür, dass ein entsprechendes Angebot zu jeder Mahlzeit verfügbar ist.
Die Leistungsbeschreibung – das Kernstück der Vergabe
Als Basis für die Ausschreibung dient die Leistungsbeschreibung. Diese legt Art und Umfang der Verpflegungsleistung fest. Die Entwicklung der Leistungsbeschreibung erfordert einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand. Aber Sie werden sehen, dass sich die investierte Zeit und Arbeit später lohnt. Je genauer die Leistungsbeschreibung beschrieben wird, desto weniger Probleme werden im Beschaffungsverfahren und während der Vertragsdurchführung entstehen. Alle Bereiche der geforderten Leistung sind so klar (eindeutig und erschöpfend) zu beschreiben, dass diese für alle Bietenden gleich verständlich sind, es zu keinen Interpretationsspielräumen kommt und die eingehenden Angebote miteinander verglichen werden können. Nur so kann am Ende der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erfolgen.
Der „DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen“ kann dabei eine Hilfestellung sein, um qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte zu berücksichtigen. Der Standard ist breit gefächert: Neben Anforderungen an die Qualität und Quantität von Lebensmitteln sowie an sämtliche Prozesse im Verpflegungsalltag, erstrecken sich die Anforderungen auch auf schulische und rechtliche Rahmenbedingungen. Die Einhaltung des DGE-Qualitätsstandards in einer Leistungsbeschreibung pauschal zu fordern, ist nicht zielführend. Vielmehr müssen die Qualitätsanforderungen konkret beschrieben werden. Folgende Aspekte sollten dabei Berücksichtigung finden:
- Welche Mahlzeiten sollen ausgeschrieben werden? Frühstück, Zwischenverpflegung und/oder Mittagessen?
- Bewirtschaftungs-, Verpflegungs- und Ausgabesystem mit Blick auf bestehende Infrastruktur
- Logistik (z. B. Anlieferung, Behältersystem, Umgang mit Transportmaterial)
- Bestell- und Abrechnungssystem
- Einsatz von qualifiziertem Personal
- Qualitätskriterien zur Mahlzeitengestaltung:
- Optimale Auswahl von Lebensmitteln und deren Einsatzhäufigkeit mit den entsprechenden Minimal- und Maximalanforderungen (Kapitel 4 DGE-Qualitätsstandard).
- Speiseplanung:
- Anzahl und Art der Menülinien (Mischkost, vegetarische Kost)
- Menüzyklus (mind. 4 Wochen)
- Berücksichtigung von saisonalen, ökologischen, heimischen, fairtrade Produkten, etc.
- Einsatz und Verwendung von Convenience-Produkten
- Berücksichtigung besonderer Ernährungsbedürfnisse
- Speiseplangestaltung:
- Darstellung des Angebots
- Kennzeichnung von Allergenen
- Kennzeichnung von Zusatzstoffen
- Speisenherstellung und -zubereitung:
- Nährstoffschonend
- salz-, fett- und zuckerarm
- Sensorik
- Nachhaltigkeitsaspekte, z. B.
- Bevorzugung pflanzlicher Lebensmittel
- Einsatz ökologisch erzeugter Lebensmittel
- Einsatz saisonaler Produkte
- Bevorzugung von fair gehandelten Produkten
- Vermeidung von Lebensmittelabfällen
- Qualitätssicherungs- und Hygienekonzept (z. B. Warmhaltezeit der Speisen, Mindest- und Maximaltemperaturen)
- Befragung zur Zufriedenheit der Essensteilnehmer*innen
Um die in der Leistungsbeschreibung geforderten Qualitätskriterien zu überprüfen, können verschiedene Nachweise der Essensanbieter gefordert werden. Dies können beispielsweise Wochenspeisepläne, Kellenpläne, Produktions- und Tourenpläne, Zeugnisse über Ausbildungsabschlüsse, Dokumentationen betrieblicher Schulungen und Belehrungen, ein Auszug aus dem HACCP-Konzept oder ein Allergenkonzept sein.
Auch Gütesiegel und Zertifizierungen als ein Instrument zur Qualitätssicherung dürfen gefordert werden, solange die Kriterien:
- objektiv, nachprüfbar und nicht diskriminierend sind,
- in einem offenen / transparenten Verfahren entwickelt wurden,
- von (unabhängigen) Dritten entwickelt festgelegt sind, die keinen maßgeblichen Einfluss ausüben konnten.
Einen Formulierungsvorschlag bzw. Textbaustein finden Sie im Leitfaden „Beschaffung von Schulverpflegung“ von der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE). Diesen sowie viele weitere Arbeitshilfen finden Sie in den weiterführenden Informationen unter dem Stichwort: Ausschreibung und Vergabe.
Tipp: Eine fundierte Leistungsbeschreibung für die Gemeinschaftsverpflegung erfordert in der Regel die Einbindung fachlicher Expertise. Diese ist notwendig zur Beurteilung gegebener Strukturen und Prozesse. Diese müssen in den Kontext monetärer Vorgaben gesetzt werden, um die Leistung im Vorfeld realistisch abzubilden.
Die Markterkundung
Markterkundungen im Vorfeld sind sehr hilfreich um herauszufinden, welche Forderungen an Qualitätsvorgaben überhaupt realistisch und umsetzbar sind. Dazu können Sie mit Essensanbietenden sowie dem Groß- und Einzelhandel ins Gespräch kommen und gemeinsam prüfen, ob und wie sich gewünschte Qualitätsvorgaben realisieren lassen. Die Markterkundung sollte auch genutzt werden, um zu klären, ob die gewünschten Qualitätsansprüche bezahlt werden können. So lässt sich verhindern, dass sich auf die doch sehr personal- und zeitintensivne Ausschreibungen keine Essenanbietenden bewerben. Idealerweise erfolgen solche Markterkundungen ein Jahr im Voraus der Vergabe.
Teamarbeit
Nur durch die Zusammenarbeit aller Akteur*innen gelingt es ein gutes Verpflegungsangebot bereitzustellen. Indem alle von Anfang an mit eingebunden sind, kann von Beginn an die Akzeptanz für die Verpflegung geschaffen und gefördert werden. Je mehr Beteiligte desto wichtiger sind klare Kommunikationswege. Legen Sie diese bereits zu Beginn des Beschaffungsprozesses fest. Benennen Sie zudem eine*n Verpflegungsbeauftragte*n. Diese Person sollte alle Anforderungen und Wünsche an die Verpflegung und das Essumfeld im Blick haben und diese mit den gegebenen Bedingungen in der schulischen Einrichtung sowie im Interesse aller koordinieren. Weiterhin empfiehlt sich die Gründung eines Arbeitskreises, z. B. in Form eines „runden Tischs“. Mitglieder sollten insbesondere Einrichtungsträger, die Einrichtungsleitung, der*die Verpflegungsbeauftragte, alle weiteren für die Verpflegung Verantwortlichen und eine Schüler- und Elternvertretung sein. So kann gemeinsam der IST-Zustand, das Verpflegungskonzept sowie das Leistungsverzeichnis erarbeitet werden. Sobald das Vergabeverfahren begonnen hat, ist eine Änderung der Leistungsanforderung nicht mehr möglich.